Frühwarnsystem? Im Unternehmen? Drei Worte und zwei Fragezeichen, denn der Begriff „Frühwarnsystem“ stammt aus dem Militärischen und wird hier mit dem Wort „Unternehmen“ verknüpft. Die Fragezeichen lösen sich auf, wenn ein Unternehmen zum einen im alltäglichen Wettbewerb ein Schutzbedürfnis verspürt und zum anderen nicht jeder gewonnene Auftrag zum angestrebten Unternehmenserfolg führt, der da lautet:

• der Kunde ist zufrieden,
• zahlt pünktlich und vollständig die Rechnung,
• der erzielte Umsatz ist rentabel, so dass
• ein Nettogewinn erzielt wird,
• der nach Steuern Investitionen zur Weiterentwicklung des Unternehmens ermöglicht und
• folglich die eigene Wettbewerbsfähigkeit erhöht.

Jeder Unternehmer weiß, dass in dieser Kette einiges Schief gehen und die Bereinigung Zeit, Nerven, Geld und Reputation kosten kann. In diesen Situationen ist der Unternehmer mit all seiner beruflichen und Führungserfahrung, seiner menschlichen Kompetenz, und letztendlich als Kaufmann gefordert.

Frühwarnsysteme im militärischen Umfeld dienen der frühzeitigen Erkennung von Gefahren, der Information der Entscheidungsträger, die wiederum mit ihren Erfahrung Gegenmaßnahmen abwägen und ergreifen. Im unternehmerischen Umfeld  ist es durchaus ähnlich, denn Unternehmensrisiken gilt es frühzeitig zu erkennen, damit der Unternehmer rechtzeitig gegensteuern und mit seinem Unternehmen auch weiterhin im Wettbewerb bestehen kann. Schließlich ist es ist nicht nur der Unternehmer, der seine Zukunft gestaltet, denn er verantwortet auch in hohem Maße die Zukunft seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und deren Familien.

Kein Erfolg ohne Risiko, so die Lebensweisheit. Es zeichnet also einen Unternehmer aus, dass er Chancen erkennt und ergreift, die damit verbundenen Risiken eingeht und beim Eintreten von Risiken schnellst möglich agiert. Keinesfalls gelten hier die fatalistisch anmutenden Regeln 3 und 7 des Kölschen Grundgesetzes: „Et hätt noch immer jot jejange“ und „Wat wellste maaache“.
Die Frage stellt sich nach der Ausgestaltung eines überschaubaren und wirksamen Frühwarnsystems, bei dem alles Wesentliche für den Unternehmer auf dem Radar erscheint und nichts verborgen bleibt.

Für jedes Unternehmen gilt, dass das Rechnungswesen zumindest stichtagsbezogen, regelmäßig und zeitnah aussagekräftige Informationen über die finanziellen Status liefern muss. Hierzu dient die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die zu jedem Ultimo auf der Grundlage gebuchter Geschäftsvorfälle Aussagen zur Gewinn- und Verlustrechnung, zu Forderungen und Verbindlichkeiten sowie zur Liquidität trifft. Sie vergleicht das aktuelle Ergebnis mit Zeitpunkten in der Vergangenheit und leitet damit verbundene Tendenzen ab. Ideal ist ein zukunftsorientierter Blick als Soll-Ist-Vergleich zur Jahresplanung.

Sofern die Buchhaltung an den Steuerberater ausgelagert ist, wird die BWA häufig kommentarlos zur Verfügung gestellt. Der Leser kann sich im Wust der Zahlen leicht verlieren und gewinnt nur mit viel Übung hilfreiche Erkenntnisse. Vor diesem Hintergrund ist es verständlich, dass die BWA als regelmäßiges und strukturiertes Kontrollinstrument häufig ein Schattendasein im Unternehmen führt und wichtige Entwicklungen nicht rechtzeitig oder gar nicht erkannt werden.

Die in der BWA enthaltenen Kennzahlen und Trends stellen harte Fakten über den Zustand des Unternehmens dar und sollten auf die individuellen Bedürfnisse abgestellt mit weiteren belastbaren Kennzahlen ergänzt werden. Im Idealfall werden die Ergebnisse mit den Ampelfarben grün (kein Handlungsbedarf), gelb (Handlungsbedarf), rot (akuter Handlungsbedarf) angezeigt, damit effizient und mit Priorität agiert werden kann. Deshalb sollte sich das Kennzahlensystem mit folgenden Kernthemen befassen:

• Wareneinsatz („Im Einkauf liegt der Segen!“),
• Kunden („Zufriedene Kunden sind gute Kunden!“),
• Personal („Gutes Personal ist die Grundlage für den Unternehmenserfolg!“)
• Werbung und Außendarstellung  („Tue Gutes und spreche darüber!“) und nicht zuletzt
• IT als heutzutage unabdingbares Hilfsmittel im Unternehmen („IT ist kein Zustand, sondern ein Wettlauf!“).

Das Fazit der Analyse lässt Aussagen zur Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit des Unternehmens zu:

• alles im grünen Bereich bedeutet, die Zukunft ist zurzeit gesichert;
• vieles im grünen Bereich, einiges im gelben Bereich: nehmen Sie sich Zeit, gehen Sie den Ursachen auf den Grund und ziehen ggf. einen Berater hinzu, um Schwächen wieder in Stärken zu wandeln;
• Kennzahlen im roten Bereich gefährden den Unternehmenserfolg, bedürfen höchster Aufmerksamkeit mit Handlungsbedarf der Unternehmensführung und. Auch hier sollte kompetenter, externer Rat zur Bewältigung der Krise hinzu gezogen werden.

Auf jedem Weg macht der Mensch Fehler. Derjenige, der sie unterwegs erkennt und korrigiert, gelangt an das gesteckte Ziel. Ergänzt man die freie Übersetzung der Regel 3 des Kölschen Grundgesetz ins Hochdeutsche „Lerne aus der Vergangenheit.“ mit der Aussage von Regel 1 „Et es, wie et es“ (sehe den Tatsachen ins Auge) sowie Regel 2 „Et kütt, wie et kütt“ (habe keine Angst vor der Zukunft) ergeben sich gute Einstellungen für den Aufbau und die Weiterentwicklung eines auf die Bedürfnisse der Unternehmensleitung abgestellten Frühwarnsystems.

Aus der Perspektive der Partner der Wirtschafts-Senioren in Leverkusen stellt sich die eingangs in Regel 9 des Kölschen Grundgesetzes enthaltene Universalfrage für zukunftsorientierte Unternehmen nicht. Deshalb stehen wir bei Bedarf gerne mit unserem Wissen und Erfahrungsschatz zur Seite.